Mitarbeiter einladen, Rollen & Berechtigungen
Team in CraftX einrichten — von der ersten Einladung über das Rollenmodell bis zum sauberen Ausscheiden eines Mitarbeiters. Inklusive Übersicht der zehn Rollen und wann welche passt.
Am Ende dieses Guides haben Sie Ihr Team in CraftX angelegt, jedem die passenden Rollen zugewiesen und wissen, wer welche Daten sieht. Rechnen Sie mit 15 – 20 Minuten für ein Team von fünf bis zehn Mitarbeitern.
Halten Sie pro Mitarbeiter eine **persönliche** E-Mail-Adresse und die vollständige Wohnanschrift bereit. Sammelpostfächer wie info@ funktionieren nicht — jeder Mitarbeiter braucht einen eigenen Zugang. Außerdem brauchen Sie mindestens eine **Abteilung** im System (zum Beispiel „Werkstatt", „Büro", „Montage"), der Sie den Mitarbeiter zuordnen können.
Mitarbeiter anlegen
Öffnen Sie in der Seitennavigation Mitarbeiter und klicken Sie auf Neuen Mitarbeiter anlegen. Pflichtfelder beim Anlegen sind:
- Vorname und Nachname
- E-Mail-Adresse (für die Einladung)
- Anschrift: Straße und Hausnummer, PLZ, Stadt, Land
- Mindestens eine Abteilung
- Stellenbezeichnung (Vorgabe: „Mitarbeiter”)
Sobald Sie auf Erstellen klicken, geht eine Einladungs-E-Mail an die angegebene Adresse. Der Mitarbeiter folgt dem Link, bestätigt die Einladung und legt sein Passwort selbst fest.
Der Einladungslink läuft nach 7 Tagen ab. Falls die E-Mail im Spam landet oder die Frist verstreicht, können Sie die Einladung direkt aus dem Mitarbeiter-Datensatz erneut versenden.
Stammdaten wie Geburtsdatum, Steuer-ID, Bankverbindung und Sozialversicherungsnummer brauchen Sie für die Lohnabrechnung — sie sind beim Anlegen aber nicht Pflicht. Bitten Sie den Mitarbeiter, diese Felder beim ersten Login selbst zu pflegen.
Rollen verstehen
CraftX kennt zehn Rollen. Jeder Mitarbeiter kann mehrere Rollen gleichzeitig haben — kombinieren Sie sie passend zu den Aufgaben im Betrieb.
Die zehn Rollen im Überblick
- Administrator — voller Zugriff inklusive Firmeneinstellungen, Lizenzen, Benutzerverwaltung. Üblicherweise Geschäftsführung und IT-Verantwortung.
- Projektleiter — Aufträge planen, Mitarbeiter zuweisen, Termine koordinieren. Sieht alle laufenden Aufträge.
- Finanzverwaltung — Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen, Mahnwesen, DATEV-Export. Klassische Buchhaltungsrolle.
- Vertriebsverwaltung — Kundenstamm, Angebotskalkulation, Preisgestaltung.
- Einkaufsverwaltung — Lieferantenstamm, Bestellungen, Eingangsrechnungen prüfen.
- Lagerverwaltung — Materialbestände, Wareneingang, Inventur.
- Produktionsverwaltung — Werkstatt- und Fertigungsabläufe.
- Qualitätsverwaltung — Abnahmen, Mängellisten, Reklamationen.
- Personalverwaltung — Mitarbeiterstamm, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, Lohndaten.
- Basisbenutzer — Grundzugang: eigene Aufträge, eigene Zeiten, persönliche Stammdaten. Diese Rolle erhält jeder Mitarbeiter automatisch.
Typische Rollen-Kombinationen
In kleinen und mittleren Betrieben tragen einzelne Personen oft mehrere Hüte. Diese Kombinationen haben sich in der Praxis bewährt:
- Inhaber/Geschäftsführer: Administrator + Projektleiter + Finanzverwaltung
- Büroleitung / Office-Manager: Finanzverwaltung + Vertriebsverwaltung + Einkaufsverwaltung
- Werkstattleiter: Projektleiter + Produktionsverwaltung + Lagerverwaltung
- Geselle / Monteur: nur Basisbenutzer
- Buchhaltung extern: Finanzverwaltung
- Personalsachbearbeitung: Personalverwaltung
Rollen können Sie jederzeit hinzufügen oder entfernen — die Berechtigungen greifen ab dem nächsten Login des Mitarbeiters.
Mitarbeiter ohne System-Zugang
Sie können einen Mitarbeiter im System pflegen, ohne ihm einen Login zu geben — etwa für Aushilfen oder externe Subunternehmer, deren Zeiten Sie erfassen wollen, die aber nicht selbst in CraftX arbeiten sollen. In diesem Fall lassen Sie das Benutzerkonto schlicht inaktiv. Stammdaten, Zeiterfassungen und Auftragszuweisungen bleiben trotzdem verknüpft.
NFC-Anwesenheit für das Team einrichten
Wenn Ihr Betrieb An- und Abwesenheiten per NFC-Chip am Terminal in Büro oder Werkstatt erfassen soll, aktivieren Sie zuerst unter Mein Unternehmen → NFC Anwesenheitserfassung die Funktion. Anschließend hinterlegen Sie pro Mitarbeiter den NFC-Chip — Schritt-für-Schritt-Anleitung folgt im Artikel zur NFC-Einrichtung.
Projektzeiten erfassen Mitarbeiter unabhängig davon in der mobilen App; die NFC-Funktion ersetzt nur den klassischen Stundenzettel für Anwesenheit.
Mitarbeiter deaktivieren statt löschen
Wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt, löschen Sie ihn nicht — setzen Sie ihn auf inaktiv. CraftX kennt dafür zwei Schalter, die Sie in dieser Reihenfolge nutzen sollten:
- Benutzerkonto deaktivieren — der Mitarbeiter kann sich nicht mehr anmelden. Zeiterfassungen, Aufträge und Belege bleiben unverändert verknüpft.
- Mitarbeiterstatus auf „Inaktiv” — der Datensatz wird aus aktiven Listen ausgeblendet (z. B. der Auftragszuweisung), bleibt aber in der Historie erhalten.
Zeiterfassungen, Aufmaße und Auftragshistorie bleiben mit dem Mitarbeiter verknüpft — und müssen nach GoBD revisionssicher erhalten bleiben. Beim Deaktivieren verliert er nur den Zugang; alle bisherigen Daten bleiben unverändert nachvollziehbar.
Reaktivieren ist jederzeit möglich, falls der Mitarbeiter zurückkehrt.
Wie geht es weiter?
- Stammdaten ergänzen lassen — bitten Sie neue Mitarbeiter, ihre persönlichen Daten beim ersten Login selbst zu pflegen.
- Erste Aufträge zuweisen — über die Auftragsplanung oder die Auftrags-Detailseite.
- Zeiterfassung erklären — kurze Einweisung am Smartphone, damit Projektzeiten von Anfang an sauber landen.
Fragen zur Rollen-Konstellation in Ihrem Betrieb? Schreiben Sie uns an kontakt@craftx-software.de — wir antworten persönlich.