Die ersten Schritte in CraftX

Vom leeren Konto zur ersten versendeten Rechnung — Firmenprofil anlegen, Kunden erfassen, Angebot schreiben und in eine revisionssichere Rechnung umwandeln.

Am Ende dieses Guides haben Sie Ihren Betrieb in CraftX hinterlegt, Ihren ersten Kunden angelegt, ein Angebot geschrieben und in eine Rechnung umgewandelt. Rechnen Sie mit 20 – 30 Minuten, inklusive Kaffee.

Firmenprofil anlegen

Nach der Registrierung landen Sie im Dashboard. Öffnen Sie die Einstellungen → Firmenprofil und tragen Sie Ihre Stammdaten ein:

• Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Handelsregisternummer (sofern vorhanden)
• Bankverbindung für Rechnungen

Diese Angaben erscheinen später automatisch auf allen Angeboten, Rechnungen und Mahnungen — Sie müssen sie nur einmal pflegen.

Logo hochladen

Im Firmenprofil laden Sie Ihr Logo hoch. Es wird auf allen Dokumenten oben links eingebunden. Für einen scharfen Ausdruck empfehlen wir ein Logo in hoher Auflösung — idealerweise als PNG oder SVG.

Ersten Kunden anlegen

Legen Sie Ihren ersten Kunden an. Zwei Wege stehen Ihnen offen:

Manuell anlegen

Klicken Sie in der Seitennavigation auf Kontakte und dann auf Neuer Kunde. Pflichtfelder sind Name und Adresse — alles weitere (Ansprechpartner, Telefon, Notizen) können Sie jederzeit nachtragen.

Aus Excel oder CSV importieren

Haben Sie eine bestehende Kundenliste? CraftX importiert .xlsx- und .csv-Dateien. Der Import-Assistent erkennt gängige Spaltenbezeichnungen automatisch (deutsch und englisch) und schlägt Ihnen die Zuordnung vor. Duplikate werden per Fuzzy-Abgleich erkannt und markiert, bevor Sie den Import bestätigen.

Auftrag und Angebot erstellen

CraftX organisiert Ihre Arbeit in Aufträgen. Jeder Auftrag bündelt Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung und Dateien zu einer Baustelle oder einem Projekt.

1. Öffnen Sie Aufträge → Neuer Auftrag, wählen Sie den Kunden, vergeben Sie einen Titel.
2. Im Auftrag klicken Sie auf Angebot erstellen.
3. Fügen Sie Positionen hinzu — entweder frei getippt oder aus Ihrem Katalog ausgewählt.
4. CraftX vergibt automatisch eine fortlaufende Angebotsnummer (pro Mandant, pro Jahr).

Angebot in Rechnung umwandeln

Hat Ihr Kunde zugesagt, wandeln Sie das Angebot direkt in eine Rechnung um. Im Auftrags-Detail finden Sie dafür eine entsprechende Aktion — CraftX übernimmt alle Positionen, vergibt die nächste Rechnungsnummer aus dem fortlaufenden Nummernkreis und öffnet die Rechnung zur Kontrolle.

Rechnung versenden

Prüfen Sie Fälligkeit, Zahlungsbedingungen und Teilzahlungen. Mit dem Versenden-Button geht die Rechnung als PDF an den Kunden — mit eingebettetem ZUGFeRD-XML, sodass empfangende ERP-Systeme die Rechnungsdaten automatisch auslesen können.

Nach dem Versand wird die Rechnung unveränderlich. Korrekturen erfolgen ausschließlich über Stornorechnungen — ebenfalls automatisch nummeriert und verknüpft mit dem Originalbeleg.

Was CraftX außerdem schon für Sie erledigt

• GoBD-konforme Archivierung — jeder Beleg wird revisionssicher gespeichert, alle Zugriffe und Statuswechsel protokolliert.
• DATEV-Export — Rechnungen und Belege werden im DATEV-Format (SKR03 oder SKR04) für Ihren Steuerberater bereitgestellt.
• Mahnstatus pro Rechnung — überfällige Rechnungen werden gekennzeichnet, sodass Sie den Überblick behalten und Mahnungen mit wenigen Klicks auslösen können.

Wie geht es weiter?

Jetzt, wo das Grundgerüst steht:

1. Positionen im Katalog pflegen — damit das nächste Angebot in Minuten steht.
2. Mitarbeiter einladen — mit Rollen und Berechtigungen.
3. Zeiterfassung aktivieren — per App oder NFC-Stempelterminal in der Werkstatt.

Konkrete Fragen? Schreiben Sie uns an kontakt@craftx-software.de — wir antworten persönlich.